Fünf Abläufe, die kleine Betriebe zuerst automatisieren sollten

„Automatisierung" klingt nach großen IT-Projekten. In einem kleinen Betrieb geht es meistens um etwas viel Einfacheres: um die zehn Handgriffe, die jede Woche gleich ablaufen und die trotzdem jemand machen muss. Eine Anfrage weiterleiten, eine Erinnerung schicken, Zahlen aus drei Tabellen zusammentragen.

Hier sind fünf Abläufe, die sich fast überall lohnen. Die meisten davon laufen in meinem eigenen Betrieb, bevor ich sie anderen anbiete.

1. Anfragen sofort aufs Handy

Die teuerste Anfrage ist die, die niemand sieht. Kontaktformulare landen oft in einem Postfach, das nicht ständig offen ist, oder in einem Spam-Filter. Das ist mir selbst passiert: Der Formulardienst meiner Website kann eine echte Anfrage als Spam einsortieren, ohne Bescheid zu geben.

Die Lösung ist einfach. Jede Absendung löst zusätzlich eine Nachricht aufs Handy aus, zum Beispiel per Telegram oder als Push-Mitteilung. Sie sehen die Anfrage innerhalb von Sekunden und können am selben Tag antworten. Gerade bei Anfragen, die gleichzeitig an mehrere Anbieter gehen, entscheidet das oft, wer den Auftrag bekommt.

2. Erinnerungen, die sich selbst verschicken

Terminerinnerungen, offene Rechnungen, auslaufende Verträge: Wer sie von Hand verschickt, vergisst irgendwann eine. Ein automatischer Ablauf prüft jeden Morgen, was fällig ist, und verschickt die passende Nachricht.

Wichtig dabei ist ein Protokoll. Sie sollten jederzeit sehen können, wer wann woran erinnert wurde, damit niemand zweimal oder gar nicht angeschrieben wird.

3. Der Wochenbericht, der von allein kommt

Wie viele Anfragen kamen diese Woche? Wie viele Besucher hatte die Website? Welche Rechnungen sind offen? Statt jeden Montag drei Programme zu öffnen, kommt die Antwort als eine Nachricht.

Ich bekomme so jeden Montag die Zahlen meiner eigenen Website aufs Handy, gebaut mit dem Werkzeug n8n. Das dauert in der Einrichtung einen halben Tag und spart danach jede Woche das Zusammensuchen.

4. Daten nur einmal eintippen

In vielen Betrieben wird dieselbe Information mehrfach erfasst: einmal im Formular, einmal in der Kundenliste, einmal in der Rechnung. Jedes Abtippen kostet Zeit und erzeugt Tippfehler.

Eine Automatisierung überträgt die Daten von einem System ins nächste. Eine neue Anfrage landet direkt in der Kundenliste, ein angenommenes Angebot legt den Kunden in der Buchhaltung an. Voraussetzung ist, dass die Programme eine Schnittstelle haben. Die meisten gängigen Werkzeuge haben eine.

5. Nachfassen, ohne daran denken zu müssen

Ein Angebot ist raus, und dann passiert nichts. Viele Aufträge gehen nicht verloren, weil der Kunde Nein sagt, sondern weil niemand nachgefragt hat. Ein automatischer Ablauf erinnert Sie nach einigen Tagen oder schickt selbst eine kurze Nachfrage.

Dabei gilt eine Regel, die ich in meinem eigenen Vertriebssystem fest eingebaut habe: Sobald der Kunde antwortet, hört die Automatik auf. Nichts wirkt schlechter als eine automatische Erinnerung an jemanden, der gestern schon zugesagt hat.

Worauf Sie achten sollten

Eine Automatisierung ist nur so gut wie ihre Bremsen. Drei Dinge gehören immer dazu:

• Ein Notausschalter. Wenn etwas schiefläuft, muss sich der Ablauf mit einem Klick anhalten lassen.
• Ein Mensch bei allem, was Kunden lesen. Automatisch erinnern ist in Ordnung. Automatisch auf Beschwerden antworten nicht.
• Klarheit beim Datenschutz. Wenn Kundendaten an einen Dienst gehen, zum Beispiel einen Messenger, muss das in Ihrer Datenschutzerklärung stehen. Bei Diensten außerhalb der EU gelten zusätzliche Regeln.

Was es kostet

Bei Mikavo kostet eine einzelne Automatisierung ab 490 € zum Festpreis. Dazu kommen gegebenenfalls laufende Kosten für die Werkzeuge selbst. Werkzeuge wie n8n kann man selbst betreiben oder als Dienst mieten, das besprechen wir vorher. Wenn ich den Betrieb übernehmen soll, kostet die Betreuung ab 49 € im Monat.

So fangen Sie an

Notieren Sie eine Woche lang jede Aufgabe, die Sie mehr als zweimal gleich erledigen. Am Ende der Woche haben Sie eine Liste, und meistens springt ein Punkt sofort ins Auge: der, der am meisten nervt. Damit fangen wir an.

Gute Automatisierung merkt man nicht. Man merkt nur, dass am Freitag mehr Zeit übrig ist.